按照《高等学校档案工作规范》的规定，学校即将开展2016年度档案（包括以前漏交的档案）的归档工作，现将有关事项通知如下：
（一）凡是反映我校工作活动、具有查考利用价值的档案材料（包括文书档案、照片、声像、实物、基建、科技等方面资料）均属于归档范围。
（二）收集2015年度档案资料及以前年度应该移交而漏收集、漏移交的档案资料。
（一）收集渠道：收文、发文、帐外文件（如会议记录、会议文件、人员花名册、统计报表、调研材料、签订的合同、协议等）。
1.按一事一件整理，顺序按红头文件、领导签发稿、文秘核稿件为一件（办理或转发的上级文件，办理的平级或下级来文等发文依据一并附后）。请示与批复为一件，批复在前，请示在后的顺序排列。
2.照片、光盘、录音带等图像、声像资料移交时需附纸张说明（时间、地点、人物、事件、拍摄影者）。没有洗出的图像资料，可直接拷贝电子版，直接用时间、地点、人物、事件命名图片资料名称。
3.移交档案资料时需附交接清单（纸质件和电子版），移交方由部门移交人签字，接收方由档案管理员签字。
4.收齐各类档案后，归类整理由综合档案室专职人员根据相关细则负责实施。
按照《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的文件材料、声像资料等，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理”。请各部门高度重视，落实专人负责抓落实,并严格按照《机关文件材料归档范围及保管期限》规定（见附件），将部门涉及的相关档案资料收齐后移交，确保档案资料齐全完整。
发文（仅指2015年度）：除部门字号的发文由相关职能部门打印备齐后移交外，学校字号的发文由党政办负责发文的同志统一移交。办公自动化系统内领导签发的文件，需交红头纸质文件一份，并打印出文件签发稿纸，加盖公章。
收文：机要收文、领导批示督办件收文和电子公文收文由党政办收文的同志统一移交。部门收到的其他有保存价值的文件均由各部门负责收集移交。
帐外文件：凡有保存价值的其他文件、实物、影像等资料由各处室负责收集移交。
请各部门除认真做好2015年度档案收集、移交工作外。同时，要做好以前年度漏交的档案移交工作，并于2015年3月31日前将本部门应该移交的档案资料收齐后登记造册移交到党政办综合档案室（综合楼南楼608）统一存档。
各部门的兼职档案员如有变动，请在交接工作的同时做好档案移交工作，并将兼职档案员变动情况告知党政办综合档案室。
